der Marktgemeinde
Wilfersdorf:
Richtlinien für den
eingehenden/ausgehenden Email Verkehr
Dokumentformate:
Alle Emails, die nicht
den Formatvorgaben entsprechen, werden nicht zugestellt. Es erfolgt eine
automatisch generierte Information an die/den AbsenderIn mit dem Hinweis, dass
die E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Senden Sie in diesem Fall die E-Mail
mit einem gültigen Dateiformat erneut ab.
Email
Größenbeschränkung:
Emails, welche inkl.
Anhang eine Größe von 15 MB überschreiten, werden nicht angenommen.
Anzahl der
EmpfängerInnen:
Eingehende Emails,
welche die maximale Anzahl von 50 Empfängerinnen überschreiten, werden nicht
zugestellt.
Verschlüsselung:
Verschlüsselte Emails
werden aus Sicherheitsgründen nicht angenommen (Betrifft auch alle
verschlüsselten oder mit Passwortschutz versehenen Dateianhänge oder
Teilkomponenten).
Viren und Malware:
Emails, welche vom
Antivirensystem der Gemeinde als virenverseucht erkannt werden, werden nicht
angenommen bzw. umgehend gelöscht. Es erfolgt keine Notifikation der Absenderin
bzw. des Absenders.
SPAM Behandlung:
Zur SPAM Abwehr kommt
ein zweistufiger Ansatz zum Einsatz:
Alle Emails mit einer
Source Adresse, die auf zen.spamhaus.org gelistet ist, werden als potentielle
SPAMMER nicht angenommen! Es erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung bei der
Zustellung an die/den Absenderinnen! Alle anderen als SPAM klassifizierten
Emails werden unter Quarantäne gestellt und von der Empfängerin bzw. dem
Empfänger nach Prüfung gelöscht oder zugestellt.
Datenschutz/Datensicherheit
Bitte schützen Sie
Ihren E-Mail Account mit ein Passwort gemäß den Gemeinde-Richtlinien
Stellen Sie sicher,
dass kein unbefugter Zugang zu Ihrem E-Mail Account möglich ist.
Drucken Sie nur in
einem gesicherten Bereich oder in der Gemeinde.
Stellen Sie sicher das
Ausdrucke gesichert abgelegt werden und nicht bedarf diese Ausdrucke
geschreddert vernichtet werden.
Organisationsbezogene
Email Adressen
Verwenden Sie bei der
Kommunikation mit den Dienststellen der Gemeinde Wilfersdorf nach
Möglichkeit organisationsbezogene Emailadressen, wie sie zum Beispiel auf der Homepage
veröffentlicht oder auf Mailsignaturen zu finden sind. Damit ist
sichergestellt, dass unabhängig von der Verfügbarkeit einer bestimmten
Sachbearbeiterin bzw. eines bestimmten Sachbearbeiters Ihr Anliegen bearbeitet
wird.
Richtlinien für den
ausgehenden Email Verkehr
Digitale Signatur,
Amtssignatur
Derzeit werden keine
ausgehenden Emails der Gemeinde digital signiert. Die E-Mails können jedoch
amtssignierte Dokumente im Anhang enthalten.
Löschfristen für
gespeicherte empfangene und gesendete
E-Mails.
E-Mails die im Zusammenhang
mit einer Rechtsvorschrift belegt sind (z.B. Rechnungen (7 Jahre Löschfrist)
sollten synchron mit den jeweiligen Löschfristen der Rechtsvorschrift endgültig gelöscht werden.
E- Mails, die in
keinen nachweisbaren oder unmittelbaren Zusammenhang mit einer Rechtsvorschrift
oder einer aufliegender Einwilligungserklärung abgespeichert sind, werden a.)
unmittelbar nach Erledigung gelöscht oder falls einen möglichen Zugriff darauf
notwendig sein sollte nach Ablauf längsten eines Jahres gelöscht.